QR-код на документах и актах: зачем он нужен и куда его ставить

Акт приёмки, накладная или лист инвентаризации передаются из рук в руки на бумаге, но за ними стоит электронная карточка, файл или таблица. Небольшой QR-код на листе связывает одно с другим: поднесите телефон, и нужная запись открывается. Эта простая идея экономит много времени, но при неудачном размещении код просто не читается.

Что даёт QR на документе

Человек с листом в руках за несколько секунд может:

• открыть карточку товара или техники: название, серийный номер, ответственное лицо;
• посмотреть электронную копию или фото акта;
• проверить последний статус груза: принят, возвращён, на проверке;
• перейти на страницу, где можно сообщить о дефекте.

Для чтения кода специальная программа не нужна: обычно хватает камеры телефона, а имидж-сканер делает это ещё быстрее. Главная выгода в том, что получатель листа не звонит вам с вопросом, а сам видит данные.

Ставить код на каждую бумагу не обязательно. Больше всего пользы код приносит на таких документах:

• лист инвентаризации: код ведёт к файлу этого пересчёта;
• акт передачи основного средства: код открывает карточку техники;
• накладная: код показывает статус доставки;
• внутренний заказ или заявка: код связан с записью заказа.

Если документ разовый и его никто не будет открывать повторно, код лишний.

Что записывать в код

Лучше всего короткий идентификатор или короткая ссылка, а не длинный текст. Например, номер документа или адрес карточки. Чем меньше знаков в коде, тем крупнее его квадратики и тем надёжнее он читается. Не записывайте в код сумму, имя или дату: они могут измениться, а напечатанный код не изменится. Ссылка же ведёт в нужное место, даже если данные обновили. Не давайте открытую ссылку на конфиденциальные сведения: страница должна запрашивать вход или разрешение.

Если адрес ссылки изменится, коды на ранее напечатанных документах перестанут работать, поэтому выберите постоянный адрес и не меняйте его. Интернет на складе есть не везде: важные сведения, то есть номер и название, дублируйте на самом листе.

Размер и размещение

Чтобы код работал, соблюдайте шесть правил:

1. Напечатанный код обычно должен быть не меньше 2 × 2 см; крупнее надёжнее.
2. Оставьте вокруг свободное белое поле шириной не меньше четырёх квадратиков.
3. Печать, штамп или подпись не должны ложиться на код. Выделите ему отдельный угол в шаблоне, например правый нижний.
4. Держите код подальше от линии сгиба листа.
5. Печатайте чёрный код на белом фоне: цветной фон и тень мешают чтению.
6. Рядом с кодом напишите номер, который можно прочитать глазами, то есть номер документа. Если код повреждён, номер можно ввести вручную.

С каждой ксерокопией код бледнеет: точки сливаются. Поэтому печатайте код на оригинале и не копируйте с копии. Камеры телефона обычно хватает, но если за день обрабатывается много документов, имидж-сканер быстрее. Если код не читается с плохо отсканированного, перекошенного или надорванного листа, это не всегда вина самого кода.

Ограничение: QR не заменяет подпись

QR-код сам по себе не подтверждает подлинность документа, потому что его легко скопировать. Чтобы документ имел юридическую силу, нужны подпись, печать или правила электронного документооборота. Код даёт только удобство: помогает быстро найти запись. Действующие требования согласуйте с бухгалтером или юристом.

Порядок внедрения

1. Выберите, на каких документах нужен код: акт, накладная, лист инвентаризации.
2. Для каждого типа документа определите, куда ведёт код.
3. Выделите в шаблоне место для кода и поставьте рядом номер.
4. Напечатайте десять листов и проверьте их телефоном и сканером, в сложенном и скопированном виде.
5. Дайте сотрудникам короткую инструкцию: где найти код и что делать.
6. Через месяц откройте несколько старых документов и убедитесь, что код ещё работает.

Вывод

QR на документе связывает бумагу с электронной записью, но работает только при правильном размере, свободном поле и коротком содержимом. Команда Shtrix разместит код в ваших шаблонах документов, проверит напечатанные листы в разных условиях и убедится, что код ведёт к нужным карточкам.