Asosiy vositalarga inventar raqam berish: tizim va yorliq

Ofisda yigirmata bir xil stul, o'nta bir xil monitor va beshta noutbuk bor. Hisobda "noutbuk, 5 dona" deb yozilgan, ammo qaysi biri kimda turgani, qaysi biri yo'qolgani noma'lum. Bir xil buyumlarni bir-biridan faqat noyob raqam ajratadi. Raqamni to'g'ri tuzsangiz va yorliqni oqilona joyga yopishtirsangiz, har bir jihozni bir skan bilan topasiz.

Nega raqam kerak

Inventar raqam to'rt ishni bajaradi:

• bir xil buyumlarni bir-biridan ajratadi;
• jihozni hisobdagi yozuvga bog'laydi: xarid sanasi, qiymati, javobgar shaxs;
• jihoz ko'chirilganda yoki ta'mirga ketganda ham aniqlik saqlanadi;
• sanoqda har bir buyum skanerlanib, ro'yxat bilan solishtiriladi.

Yorliqdagi raqam buxgalteriya ro'yxatidagi raqam bilan bir xil bo'lishi kerak. Ikki xil raqamlash tezda chalkashlik keltiradi. Qaysi raqam hisob tizimingizda berilsa, yorliqqa o'sha chiqadi. Tartibni buxgalter bilan kelishing.

Raqamning foydasi sanoqda yaqqol ko'rinadi. Faraz qilaylik, yigirmata bir xil stuldan o'n to'qqiztasi topildi. Raqamsiz qaysi biri yo'qolganini bilmaysiz, raqam bilan esa skanerlanmagan raqamning o'zi javobni beradi.

Raqam tuzilishi

Eng yaxshi raqam oddiy bo'ladi: prefiks va ketma-ket son, masalan INV-000418. Besh qoida:

1. Raqam noyob bo'lsin: u bir marta beriladi va hech qachon qayta ishlatilmaydi.
2. Raqam ketma-ket va ma'nosiz bo'lsin. Bo'lim, guruh yoki xarid yilini unga kiritmang: bular o'zgaradi, yopishtirilgan yorliq esa o'zgarmaydi.
3. Barcha raqamlar bir xil uzunlikda, boshida nol bilan yozilsin.
4. Prefiks (INV) inventar raqamni tovar kodlaridan ajratib turadi.
5. Filial belgisi kerak bo'lsa, uni prefiksga qo'shing va bir marta, doimiy qiling.

Misol: uchta filial, har birida taxminan 400 ta buyum, jami 1 200 ta. Olti xonali raqam 999 999 gacha yetadi, shuning uchun uzunlikni oshirish kerak bo'lmaydi.

Ro'yxatda har bir buyumga bitta qator ajratiladi: inventar raqam, nomi, seriya raqami, joyi, javobgar shaxs va holati. Joy yoki javobgar o'zgarganda faqat shu ustunlar yangilanadi, raqam esa o'zgarmaydi.

Yorliq: material va joy

Jihoz yillar davomida turadi, shuning uchun oddiy termo qog'oz mos kelmaydi. Termotransfer chop etish va chidamli material, masalan polyester, yoki yupqa metall folga ishonchli. Yelim kuchli, yuzaga mos bo'lsin.

Yorliqdagi kod uchun Code 128 yoki QR mos keladi: Code 128 ixcham va hamma skaner o'qiydi, QR esa telefonda ham ochiladi. Raqamning o'zi ham kod yonida odam o'qiy oladigan shaklda yozilsin.

Yorliqni yopishtirishdan oldin yuzani spirt bilan arting va quriting. Yorliqni ko'chirib boshqa jihozga yopishtirishdan xavotir bo'lsa, olinganda yirtiladigan maxsus material ham bor.

Yorliq ko'rinadigan, lekin qo'l va ishqalanish tegmaydigan joyda tursin. Tur bo'yicha joyni bir marta belgilang, shunda hamma bir xil yopishtiradi va skanerlovchi qayerdan qidirishni biladi:

• monitor: orqa panel yoki pastki ramka;
• noutbuk: pastki qopqoq;
• stol: stol usti ostidagi chet;
• stul: o'rindiq ostida;
• printer: orqa yoki yon devor;
• shkaf: eshik ichi yoki yon devor.

Issiq yuzaga, shamollatish teshigi yonida yoki tez-tez ishqalanadigan joyga yopishtirmang.

Ish tartibi

1. Buxgalteriya ro'yxatini oling.
2. Binoni aylanib chiqing va har bir buyumni jismoniy ko'rib, ro'yxat bilan solishtiring.
3. Raqami yo'q buyumni darrov raqamlamang: avval u qaysi hisob yozuviga tegishli ekanini aniqlang.
4. Yorliqlarni chop eting va xonalar bo'yicha guruhlang.
5. Yopishtirib, har birini skanerlang.
6. Skanerlangan sonni ro'yxat bilan solishtiring va farqlarni alohida jadvalga yozing.
7. Har bir buyumning zavod seriya raqamini ham kartochkaga yozing.

Binoni qavat va xonalar bo'yicha bo'ling va har kuni bittasini yoping: shunda ishning bir qismi tugagan, qolgani aniq bo'ladi.

Yorliq tushib ketsa yoki yo'qolsa, seriya raqami buyumni tiklashga yordam beradi. Kartochkaga buyumning suratini ham qo'ying: chalkash holatda u qo'l keladi.

Xulosa

Inventar raqam yetarlicha oddiy bo'lsin: noyob, ketma-ket, ma'nosiz. Yorliq chidamli va doimiy joyda tursin, ro'yxat esa buxgalteriya bilan mos tushsin. Shtrix jamoasi raqam tizimini tuzadi, yorliqlarni chop etib yopishtiradi, har birini skanerlab tekshiradi va natijani 1C yoki Excel uchun tayyorlab beradi.