Что такое GS1 и зачем в неё вступать

Когда торговая сеть или маркетплейс принимает новый товар, часто звучит вопрос: «Ваш код получен в GS1?» Многие предприниматели не знают, что это такое и обязательно ли вступать. Разберёмся по порядку.

Что такое GS1

GS1 — международная некоммерческая организация, которая ведёт стандарты идентификации товаров и цепочек поставок. Её корни уходят в системы UPC в США и EAN в Европе, появившиеся в 1970-х; в 2005 году они объединились под названием GS1. Сегодня у организации есть национальные члены более чем в ста странах, они выдают коды и консультируют на местах. Номера Узбекистана начинаются с префикса 478.

GS1 не только выдаёт штрих-коды, она ведёт несколько стандартов:

• GTIN — уникальный номер товара (сюда входят EAN-13 и UPC);
• GLN — номер места: склада, филиала, магазина;
• SSCC — 18-значный уникальный номер паллеты или грузовой единицы;
• правила кодирования: GS1-128, GS1 DataMatrix, QR и другие.

На складе эти стандарты встречаются в трёх местах. При приёмке на товарной этикетке поставщика стоит GTIN, иногда партия и срок годности. На паллетной этикетке есть SSCC: его сканирование позволяет принять весь груз сразу. В документах GLN точно указывает место отправки и приёмки.

Что даёт членство

Прежде всего вы получаете префикс компании. Он гарантирует, что ваши коды никогда не совпадут с кодами другого предприятия: один префикс не достаётся двум компаниям. Код одинаково читается любым сканером и кассовой программой мира.

Во-вторых, партнёры могут проверить владельца кода. Крупные торговые сети и маркетплейсы иногда устанавливают официального владельца номера по базе данных GS1, поэтому код на ваше имя повышает доверие. В-третьих, организация даёт рекомендации по правилам, размерам и качеству.

Кому нужно, а кому нет

Номер GS1 необходим в таких случаях:

1. Вы производите или импортируете товар под собственной маркой.
2. Вы продаёте товар через торговые сети или маркетплейс, и они требуют код GS1.
3. Вы собираетесь экспортировать товар.

А в таких случаях членство не обязательно:

• Код нужен только для внутреннего учёта: основные средства, этикетки внутри склада, стеллажи. Здесь достаточно внутренней нумерации.
• Вы перепродаёте товар другого производителя. Код на товаре уже есть, не обновляйте его: наклейка своего кода поверх старого создаёт проблему двух кодов.
• Торговля идёт только внутри вашего магазина, без внешних партнёров.

Если сомневаетесь, спросите покупателя: нужен ли ему номер, подтверждённый GS1, или достаточно внутреннего кода? Ответ чаще всего есть в его письменных требованиях.

Риск «дешёвого кода»

В интернете много продавцов «готовых штрих-кодов». Обычно они продают номера из собственного префикса, то есть официальным владельцем кода остаётся продавец, а не вы. Отсюда и проблема: при проверке сети или площадки может выясниться, что код вам не принадлежит, и товар отклонят. Если с продавцом возникнет спор, права не докажешь. Поэтому, если вы планируете долгую торговлю, получайте номер напрямую в национальной организации GS1.

Проверить просто: перед покупкой кода попросите документ, подтверждающий, что префикс оформляется на имя вашей компании. Если документ на имя продавца, номер не ваш.

Расходы и обязательства

Членство обычно состоит из разового взноса за регистрацию и ежегодного платежа, сумма может зависеть от количества кодов или оборота. Точные тарифы и перечень документов уточняйте у национальной организации. Префикс вам не продаётся, а предоставляется по лицензии, и если членство прекратится, право пользоваться им может закончиться. Кроме того, на вас лежит обязанность не присваивать один номер двум товарам и обновлять данные при изменении товара. Ведите отдельную таблицу, какой номер какому товару присвоен: и через несколько лет этот список убережёт от путаницы.

Вывод

GS1 — своего рода реестр штрих-кодов: она гарантирует уникальность кода и его официального владельца. Для внутреннего учёта членство не нужно, а для торговых сетей и экспорта оно почти необходимо. Команда Shtrix при пересчёте сверяет коды товаров с базой, а для товаров без кода создаёт внутренний код и печатает этикетки.