Присвоение инвентарных номеров основным средствам: система и бирка

В офисе двадцать одинаковых стульев, десять одинаковых мониторов и пять ноутбуков. В учёте записано «ноутбук, 5 штук», но у кого какой и какой потерялся, неизвестно. Одинаковые вещи различает только уникальный номер. Если правильно построить номер и грамотно выбрать место для этикетки (бирки), любую единицу техники можно найти одним сканом.

Зачем нужен номер

Инвентарный номер выполняет четыре задачи:

• различает одинаковые предметы;
• связывает технику с записью в учёте: дата покупки, стоимость, ответственное лицо;
• сохраняет ясность, когда технику перемещают или отдают в ремонт;
• при пересчёте каждый предмет сканируется и сверяется со списком.

Номер на этикетке должен совпадать с номером в бухгалтерском списке. Две системы нумерации быстро приводят к путанице. Какой номер выдан в вашей учётной системе, тот и печатается на этикетке. Порядок согласуйте с бухгалтером.

Польза номера особенно заметна при пересчёте. Допустим, из двадцати одинаковых стульев нашли девятнадцать. Без номеров вы не знаете, какого не хватает, а с номерами ответ даёт сам несканированный номер.

Как построить номер

Лучше всего простой номер: префикс и последовательное число, например INV-000418. Пять правил:

1. Номер уникален: он выдаётся один раз и никогда не используется повторно.
2. Номер последовательный и без смысла. Не включайте в него отдел, группу или год покупки: они меняются, а наклеенная этикетка нет.
3. Все номера одинаковой длины, с нулями в начале.
4. Префикс (INV) отличает инвентарный номер от кодов товаров.
5. Если нужна метка филиала, добавьте её в префикс один раз и навсегда.

Пример: три филиала, в каждом около 400 предметов, всего 1 200. Шестизначный номер доходит до 999 999, поэтому увеличивать длину не придётся.

В списке на каждый предмет заводится одна строка: инвентарный номер, название, серийный номер, место, ответственное лицо и состояние. При смене места или ответственного обновляются только эти столбцы, а номер остаётся прежним.

Этикетка: материал и место

Техника стоит годами, поэтому обычная термобумага не подходит. Надёжны термотрансферная печать и прочный материал, например полиэстер, либо тонкая металлическая фольга. Клей должен быть сильным и подходить к поверхности.

Для кода на этикетке подойдут Code 128 или QR: Code 128 компактен и читается любым сканером, а QR открывается и телефоном. Сам номер напишите рядом с кодом так, чтобы его можно было прочитать глазами.

Перед наклейкой протрите поверхность спиртом и дайте высохнуть. Если есть опасение, что этикетку снимут и переклеят на другую технику, существует специальный материал, который рвётся при снятии.

Этикетка должна находиться на видном месте, куда не попадают руки и трение. Определите место по типам один раз, тогда все клеят одинаково, а тот, кто сканирует, знает, где искать:

• монитор: задняя панель или нижняя рамка;
• ноутбук: нижняя крышка;
• стол: край под столешницей;
• стул: под сиденьем;
• принтер: задняя или боковая стенка;
• шкаф: внутренняя сторона дверцы или боковая стенка.

Не клейте на горячую поверхность, около вентиляционных отверстий и туда, где часто трутся.

Порядок работы

1. Возьмите бухгалтерский список.
2. Обойдите здание, физически осмотрите каждый предмет и сверьте со списком.
3. Предмет без номера не нумеруйте сразу: сначала выясните, к какой записи учёта он относится.
4. Напечатайте этикетки и сгруппируйте по помещениям.
5. Наклейте и отсканируйте каждую.
6. Сверьте число отсканированных со списком и запишите расхождения в отдельную таблицу.
7. Занесите в карточку и заводской серийный номер каждого предмета.

Разделите здание по этажам и помещениям и закрывайте по одному в день: тогда часть работы завершена, а остаток понятен.

Если этикетка отклеится или потеряется, серийный номер поможет восстановить предмет. Добавьте в карточку и фото предмета: в спорной ситуации оно пригодится.

Вывод

Инвентарный номер должен быть достаточно простым: уникальным, последовательным и без смысла. Этикетка должна быть прочной и находиться на постоянном месте, а список совпадать с бухгалтерским. Команда Shtrix построит систему номеров, напечатает и наклеит этикетки, проверит каждую сканированием и подготовит результат для 1С или Excel.