Инвентарная бирка: что делать при перемещении и списании

Техника может не выходить за пределы компании, но внутри она перемещается: из отдела в отдел, от сотрудника к сотруднику, в ремонт и на склад. Если при каждом перемещении этикетка и учёт не совпадают, пересчёт в конце года тонет в списках «не найдено» и «найдено». Правило простое: номер выдаётся один раз, а каждое перемещение отражается в списке.

Номер живёт вместе с техникой

Инвентарный номер как паспорт техники. Этикетка может отклеиться или быть заменена, а номер не меняется. Отдел, помещение и ответственное лицо это поля в списке, и они меняются вместе с перемещениями. Некоторые печатают отдел и ответственного и на этикетке. Тогда заранее определите порядок замены этикетки при каждом перемещении, иначе старая надпись будет вводить в заблуждение. Надёжный путь: на этикетке только номер и код, остальное в базе.

В списке должны быть такие столбцы: инвентарный номер, название, серийный номер, место, ответственное лицо, состояние, дата последнего изменения и примечание. Столбец «дата последнего изменения» показывает записи, к которым дольше всего не прикасались; при пересчёте проверять их нужно в первую очередь.

Перемещение и передача

Если техника переходит в другой отдел или к другому сотруднику:

1. Отсканируйте этикетку на технике.
2. Выберите новое место и нового ответственного.
3. Оформите акт передачи по порядку вашей компании: кто, кому, когда.
4. Обновите в списке поля места и ответственного.
5. Если на этикетке указан отдел, напечатайте новую этикетку с тем же номером, старую снимите и не клейте новую поверх.

Если в новое помещение переезжает целый отдел, оформлять каждую единицу по отдельности не нужно: один раз выберите код нового помещения и последовательно отсканируйте этикетки техники. Так список обновляется заметно быстрее.

Отражайте перемещение в списке в тот же день. Если задерживать его на недели, в списке техника числится в одном месте, а физически в другом, и при пересчёте её сочтут потерянной.

Если этикетка отклеилась или повреждена

Самая большая ошибка: вместо потерянной этикетки присвоить технике новый номер. Тогда один предмет окажется в списке дважды: старый номер «отсутствует», новый «лишний». Правильный порядок:

1. Прочитайте заводской серийный номер техники.
2. Найдите его в списке и узнайте прежний инвентарный номер.
3. Напечатайте новую этикетку с этим же номером и наклейте.
4. Если не удаётся определить ни серийный, ни инвентарный номер, внесите технику в отдельный список «не установлено» и решите вопрос с бухгалтером.

Поэтому так важно с самого начала записать серийный номер в карточку. Если этикетка отклеивается часто, ищите причину: поверхность пыльная, клей не подходит или место открыто трению. Повторная наклейка точно такой же этикетки проблему не решит.

Списание

Устаревшая, неисправная или проданная техника списывается. Порядок такой:

1. Оформите списание по официальному порядку вашей компании, согласовав с бухгалтером.
2. Не удаляйте номер из списка. Поставьте состояние «списано», запишите дату и причину.
3. Если технику продали или сдали в утиль, снимите этикетку или аннулируйте номер так, чтобы его нельзя было прочесть. Иначе техника с вашим номером может оказаться в другом месте и вызвать путаницу.
4. При следующем пересчёте этот номер не должен сканироваться. Если он сканируется, значит, техника на самом деле не выбыла.

Номер остаётся в списке навсегда и больше никогда не выдаётся другой технике. Если технику разобрали и детали используют повторно (например, диск из компьютера), нужен ли для детали отдельный номер, согласуйте с бухгалтером.

Ремонт и временное выбытие

Для техники, ушедшей в ремонт, в аренду или временно на склад, ведите поле «состояние»: используется, в ремонте, в аренде, на складе. Для техники в аренде записывайте и срок возврата, тогда просроченные аренды видны в списке. Когда техника вернулась, отсканируйте этикетку и обновите состояние. Проверьте серийный номер вернувшейся из ремонта техники: если её заменили, запись нужно обновить.

Вывод

Четыре правила работы с инвентарной этикеткой: номер выдаётся один раз, каждое перемещение отражается в списке, вместо потерянной этикетки новый номер не выдаётся, списанный номер не используется повторно. Эти правила одинаково подходят и крупной компании, и небольшому офису с несколькими десятками предметов. Команда Shtrix восстанавливает потерянные этикетки по серийному номеру, помогает отражать перемещения и списания в списке и проверяет каждую единицу техники сканированием при пересчёте.